Может ли письмо контрагента подтверждать расходы по оплате ОС?

Одним из условий для учета расходов при УСН, а также при НДФЛ у предпринимателей является их оплата. Нюансы документального подтверждения факта внесения денег раскрыл Арбитражный суд Центрального округа.

Спор между ИФНС и предпринимателем вышел в части учета расходов на приобретение основного средства для целей НДФЛ при утрате права на УСН. В ходе проверки выяснилось, что предприниматель занизил остаточную стоимость купленного основного средства и поэтому потерял право применять УСН в периоде его приобретения. При перерасчете налоговых обязательств в рамках ОСН предприниматель потребовал учесть амортизационные отчисления, но инспекция ему в этом отказала в связи с отсутствием документов, подтверждающих оплату.

В суде, до которого дошел спор, предприниматель обратил внимание, что ОС куплено более 5 лет назад. Поэтому он не обязан обеспечивать сохранность документов за период покупки, т. к. установленный НК РФ срок хранения истек. А в подтверждение оплаты он предъявил письмо от продавца ОС. Но арбитры такую аргументацию не приняли.

В постановлении от 16.05.2023 № Ф10-2157/2022 по делу № А83-16290/2021 отмечается, что письма об оплате, представленные контрагентом, не являются надлежащими доказательствами внесения денежных средств. Для этого нужны банковские или кассовые документы.

Что касается времени хранения документов, судьи указали следующее. НК РФ устанавливает минимальный срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Это не препятствует налогоплательщику обеспечивать сохранность документации в течение более длительного времени, если может возникнуть необходимость ее представления при проведении мероприятий налогового контроля в более поздние периоды. Кроме того, в рассматриваемом случае сам факт отсутствия документов в вину налогоплательщику не вменяется. Речь идет только об отсутствии надлежащего документального подтверждения факта оплаты, что лишает права на учет затрат при налогообложении.

Источник