Персонифицированные сведения нужно подавать в налоговую инспекцию даже на уволенных

Форма и Порядок заполнения персонифицированных сведений (далее – Сведения, Порядок) утверждены приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

Сведения обязаны подавать в инспекцию плательщики взносов на застрахованных лиц, в т. ч. на тех, которым производят выплаты (п.п. 1.1 и 3.1 Порядка).

К застрахованным лицам относятся те лица, которые (ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ):

• работают по трудовому договору;
• являются руководителями – единственными участниками (учредителями) организаций, членами организаций, собственниками их имущества;
• выполняют работы (оказывают услуги) по гражданско-правовым договорам (кроме самозанятых);
• заключили договор авторского заказа;
• получают выплаты и иные вознаграждения по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• получают выплаты по издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Отчетный период для представления Сведений – календарный месяц (п. 7 ст. 431 НК РФ).

Таким образом, Сведения заполняются на каждое застрахованное лицо, с которым в отчетном периоде был заключен один из указанных выше договоров или которое получило выплаты в рамках одного из этих договоров.

Это подтверждают и налоговые органы. Так, в УФНС России по Тамбовской области отметили, что Сведения представляются также на уволившихся лиц (см. здесь).

К примеру, если трудовой договор был расторгнут в марте, а в апреле бывшему работнику выплатили какие-либо суммы (например, средний заработок, сохраняемый на период трудоустройства, или пересчитанную компенсацию за неиспользованный отпуск), то Сведения за апрель также следует представить. Это связано с тем, что подобные выплаты относятся к выплатам в рамках трудовых отношений и облагаются взносами.

Заметим, что ранее ФНС России давала аналогичные пояснения в отношении расчета по взносам. По мнению налоговой службы, выплаты, произведенные в текущем отчетном периоде работникам, уволенным в предыдущем отчетном периоде, необходимо отражать в разделе 3 расчета по взносам за текущий отчетный период (см. письмо ФНС России от 05.12.2018 № БС-4-11/23628@).

Дополнительно в УФНС по Тамбовской области пояснили, что при заполнении Сведений необходимо учесть следующее:

• в разделе "Персональные данные" в отношении одного и того же физлица заполняется только одно поле 070 "Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица";
• если в течение месяца сотрудник уволился, а затем вновь был принят в штат, то на него заполняется один раздел Сведений (т. е. поля 020–070);
• значение поля 070 "Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица" не может быть отрицательным. Это означает, что при пересчете сумм в сторону уменьшения за соответствующий месяц (когда были произведены исходные начисления) нужно подать корректирующие сведения на физлицо.